ข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงาน ทะเบียนลูกจ้าง และเอกสารจ่ายค่าจ้าง: หน้าที่นายจ้างเมื่อมีลูกจ้างครบ 10 คน

ทำไม "มีลูกจ้างครบ 10 คน" จึงเป็นเส้นแบ่งสำคัญ

พระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน พ.ศ. 2541 (Labour Protection Act B.E. 2541) กำหนดจุดเริ่มต้นของหน้าที่นายจ้างหลายประการไว้ที่ "มีลูกจ้างรวมกันตั้งแต่ 10 คนขึ้นไป" บริษัททุนจีนจำนวนมากในประเทศไทยเริ่มต้นจากพนักงานเพียงไม่กี่คน และเมื่อรับพนักงานคนที่ 10 มักไม่ทันตระหนักว่า นับแต่วันนั้นข้อกำหนดด้านเอกสารตามกฎหมายจะเพิ่มขึ้นเป็นเท่าตัว หน้าที่ทั้ง 4 ประการต่อไปนี้ล้วนใช้เกณฑ์ 10 คนเป็นจุดเริ่มต้น:

ข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงานต้องมีเนื้อหาอะไรบ้าง (มาตรา 108)

ข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงานต้องจัดทำเป็นภาษาไทย และอย่างน้อยต้องมีรายละเอียดเกี่ยวกับรายการ 8 ข้อต่อไปนี้ (มาตรา 108):

• (1) วันทำงาน เวลาทำงานปกติ และเวลาพัก
• (2) วันหยุดและหลักเกณฑ์การหยุด
• (3) หลักเกณฑ์การทำงานล่วงเวลาและการทำงานในวันหยุด
• (4) วันและสถานที่จ่ายค่าจ้าง ค่าล่วงเวลา ค่าทำงานในวันหยุด และค่าล่วงเวลาในวันหยุด
• (5) วันลาและหลักเกณฑ์การลา
• (6) วินัยและโทษทางวินัย
• (7) การร้องทุกข์
• (8) การเลิกจ้าง ค่าชดเชย และค่าชดเชยพิเศษ

ในเชิงขั้นตอนมี 3 การกระทำที่ขาดข้อใดข้อหนึ่งไม่ได้: ประกาศใช้ภายใน 15 วันนับแต่วันที่มีลูกจ้างรวมกันครบ 10 คน จัดเก็บสำเนาไว้ ณ สถานประกอบกิจการหรือสำนักงานของนายจ้างตลอดเวลา และเผยแพร่และปิดประกาศโดยเปิดเผย ณ สถานที่ทำงานของลูกจ้าง โดยจะเผยแพร่เพิ่มเติมด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ก็ได้ เพื่อให้ลูกจ้างทราบและเข้าถึงได้โดยสะดวก (มาตรา 108)

ขั้นตอนการร้องทุกข์จะเขียนผ่าน ๆ ไม่ได้ (มาตรา 109)

การร้องทุกข์ตามข้อ (7) ของข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงานมีข้อกำหนดเนื้อหาขั้นต่ำของตัวเองเช่นกัน อย่างน้อยต้องระบุให้ชัดเจน 5 ประเด็น: ขอบเขตและความหมายของข้อร้องทุกข์ วิธีการและขั้นตอนการร้องทุกข์ การสอบสวนและพิจารณาข้อร้องทุกข์ กระบวนการยุติข้อร้องทุกข์ และความคุ้มครองผู้ร้องทุกข์และผู้เกี่ยวข้อง (มาตรา 109) ในทางปฏิบัติ แม่แบบจำนวนไม่น้อยเขียนไว้เพียงประโยคเดียวว่า "ลูกจ้างสามารถร้องทุกข์ต่อฝ่ายบริหารได้" ซึ่งไม่ถึงมาตรฐานขั้นต่ำตามกฎหมาย

แก้ไขข้อบังคับก็ต้องประกาศใหม่ตามขั้นตอนเดิม (มาตรา 110)

การแก้ไขเพิ่มเติมหรือเปลี่ยนแปลงข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงานไม่ว่ากรณีใด นายจ้างต้องประกาศข้อบังคับฉบับที่แก้ไขเพิ่มเติมนั้น และนำมาตรา 108 วรรคสองและวรรคสามมาใช้บังคับโดยอนุโลม กล่าวคือ ต้องประกาศใช้ จัดเก็บสำเนา และปิดประกาศเช่นเดียวกัน (มาตรา 110) หากแก้ระเบียบแล้วเพียงส่งอีเมลภายใน โดยไม่ปรับปรุงฉบับที่ปิดประกาศ เท่ากับการแก้ไขนั้นยังไม่มีผลโดยชอบตามกฎหมาย

ทะเบียนลูกจ้างต้องบันทึกข้อมูลอะไรบ้าง (มาตรา 112, 113)

ทะเบียนลูกจ้างต้องจัดทำเป็นภาษาไทย เก็บไว้ ณ สถานประกอบกิจการหรือสำนักงานของนายจ้าง พร้อมให้พนักงานตรวจแรงงานตรวจได้ในเวลาทำการเสมอ และต้องจัดทำสำหรับลูกจ้างแต่ละคนให้แล้วเสร็จภายใน 15 วันนับแต่วันที่ลูกจ้างเข้าทำงาน (มาตรา 112) ทะเบียนต้องมีรายการอย่างน้อย 9 รายการ (มาตรา 113):

• (1) ชื่อตัวและชื่อสกุล (2) เพศ (3) สัญชาติ (4) วันเดือนปีเกิดหรืออายุ
• (5) ที่อยู่ปัจจุบัน (6) วันที่เริ่มจ้าง (7) ตำแหน่งหรืองานในหน้าที่
• (8) อัตราค่าจ้างและประโยชน์ตอบแทนอย่างอื่นที่ตกลงจ่าย (9) วันสิ้นสุดของการจ้าง

เมื่อรายการมีการเปลี่ยนแปลง (เช่น ปรับค่าจ้าง ย้ายตำแหน่ง ย้ายที่อยู่) นายจ้างต้องแก้ไขทะเบียนให้แล้วเสร็จภายใน 15 วันนับแต่วันที่มีการเปลี่ยนแปลง หรือนับแต่วันที่ลูกจ้างแจ้งให้ทราบ (มาตรา 113) ทะเบียนลูกจ้างจึงไม่ใช่แฟ้มข้อมูลนิ่ง ๆ ที่กรอกครั้งเดียวตอนเข้างานแล้วจบ

เอกสารการจ่ายค่าจ้าง: หลักฐานที่ต้องมีทุกครั้งที่จ่ายเงิน (มาตรา 114)

นายจ้างที่มีลูกจ้างครบ 10 คนต้องจัดให้มีเอกสารเกี่ยวกับการจ่ายค่าจ้าง ค่าล่วงเวลา ค่าทำงานในวันหยุด และค่าล่วงเวลาในวันหยุด ซึ่งอย่างน้อยต้องมีรายการ: (1) วันและเวลาทำงาน (2) ผลงานที่ทำได้สำหรับลูกจ้างซึ่งได้รับค่าจ้างตามผลงานโดยคำนวณเป็นหน่วย (3) อัตราและจำนวนค่าจ้าง ค่าล่วงเวลา ค่าทำงานในวันหยุด และค่าล่วงเวลาในวันหยุดที่ลูกจ้างแต่ละคนได้รับจริง (มาตรา 114)

เมื่อมีการจ่ายเงิน นายจ้างต้องจัดให้ลูกจ้างลงลายมือชื่อในเอกสารดังกล่าวไว้เป็นหลักฐาน รายการเหล่านี้จะรวมอยู่ในเอกสารฉบับเดียวกันหรือแยกเป็นหลายฉบับก็ได้ หากจ่ายค่าจ้างโดยโอนเงินผ่านธนาคารเข้าบัญชีเงินฝากของลูกจ้างในธนาคารพาณิชย์หรือสถาบันการเงินอื่น กฎหมายให้ถือว่าหลักฐานการโอนเงินเข้าบัญชีเงินฝากของลูกจ้างเป็นเอกสารเกี่ยวกับการจ่ายเงินดังกล่าว (มาตรา 114) ซึ่งเป็นการลดภาระที่สำคัญสำหรับบริษัทที่จ่ายเงินเดือนผ่านธนาคารทั้งองค์กร โดยทั่วไปจึงไม่ต้องให้ลูกจ้างลงชื่อรับเป็นรายงวดอีก แต่รายละเอียดวันเวลาทำงานและผลงานรายหน่วย (รายการที่ 1 และ 2) ยังคงต้องบันทึกแยกไว้เช่นเดิม

เก็บนานแค่ไหน: อย่างน้อย 2 ปี และนานกว่านั้นหากมีข้อพิพาท (มาตรา 115)

ทะเบียนลูกจ้างต้องเก็บรักษาไว้ไม่น้อยกว่า 2 ปีนับแต่วันสิ้นสุดของการจ้างลูกจ้างแต่ละราย ส่วนเอกสารเกี่ยวกับการจ่ายค่าจ้างและเงินอื่นต้องเก็บไว้ไม่น้อยกว่า 2 ปีนับแต่วันจ่ายเงินดังกล่าว (มาตรา 115)

ภารกิจประจำทุกเดือนมกราคม: แบบแสดงสภาพการจ้าง (มาตรา 115/1)

เพื่อประโยชน์ในการตรวจแรงงาน (มาตรา 139) นายจ้างที่มีลูกจ้างครบ 10 คนต้องยื่นแบบแสดงสภาพการจ้างและสภาพการทำงานต่ออธิบดีหรือผู้ซึ่งอธิบดีมอบหมายภายในเดือนมกราคมของทุกปี โดยวิธีการยื่นแบบให้เป็นไปตามหลักเกณฑ์ที่อธิบดีประกาศกำหนด และหากข้อเท็จจริงที่ยื่นไว้เปลี่ยนแปลงไป ต้องแจ้งการเปลี่ยนแปลงเป็นหนังสือภายในเดือนถัดจากที่มีการเปลี่ยนแปลง (มาตรา 115/1) ผู้ที่ไม่ยื่นหรือไม่แจ้งตามกำหนดมีความรับผิดต้องชำระค่าปรับสูงสุด 20,000 บาท (มาตรา 155/1)

ความเสี่ยงจริงเมื่อไม่ปฏิบัติตาม

• พนักงานตรวจแรงงานมาถึงก็ไม่มีที่ให้เลี่ยง: พนักงานตรวจแรงงานมีอำนาจเข้าไปในสถานประกอบกิจการและสถานที่ทำงานของลูกจ้างในเวลาทำการ เพื่อตรวจสภาพการทำงานและสภาพการจ้าง สอบถามข้อเท็จจริง ถ่ายภาพ ถ่ายสำเนาเอกสารที่เกี่ยวกับการจ้างและการจ่ายค่าจ้างตลอดจนทะเบียนลูกจ้าง และยังมีหนังสือสอบถามหรือเรียกนายจ้างมาชี้แจงหรือให้ส่งเอกสารได้ (มาตรา 139) ทะเบียนลูกจ้างและเอกสารการจ่ายค่าจ้างคือเอกสารชุดแรกที่พนักงานตรวจแรงงานระบุขอดู
• ยื่นแบบประจำปีล่าช้ามีค่าปรับชัดเจน: ไม่ยื่นแบบแสดงสภาพการจ้างประจำปี ค่าปรับสูงสุด 20,000 บาท (มาตรา 155/1)
• หน้าที่ด้านเอกสารอื่นก็มีบทกำหนดโทษพ่วงเช่นกัน: การไม่จัดทำข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงาน ไม่จัดทำทะเบียนลูกจ้าง ไม่เก็บหลักฐานการจ่ายค่าจ้าง ล้วนเป็นการกระทำที่อยู่ในข่ายถูกลงโทษตามหมวดบทกำหนดโทษของพระราชบัญญัตินี้ จำนวนค่าปรับที่แน่นอนให้ยึดตามที่ทางการกำหนด (สำนักงานของเราช่วยตรวจสอบยืนยันได้)
• เสียเปรียบด้านพยานหลักฐานในข้อพิพาทแรงงาน: หากไม่มีเอกสารการจ่ายเงินที่ลูกจ้างลงชื่อรับและบันทึกเวลาทำงาน ในข้อพิพาทเรื่องค่าล่วงเวลาหรือค่าชดเชย นายจ้างแทบพิสูจน์ไม่ได้เลยว่าได้จ่ายครบถ้วนแล้ว

SLF ช่วยอะไรได้บ้าง

SLF Accounting ให้บริการด้านเงินเดือนและการปฏิบัติตามกฎหมายแรงงานแก่บริษัททุนจีนในประเทศไทย: ร่างและปรับปรุงข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงานฉบับภาษาไทยให้ครบเนื้อหาขั้นต่ำตามมาตรา 108 และ 109 พร้อมดำเนินการประกาศใช้ จัดทำและดูแลทะเบียนลูกจ้างตามมาตรฐานมาตรา 112 และ 113 ออกแบบสลิปเงินเดือนและขั้นตอนการลงลายมือชื่อให้เป็นไปตามมาตรา 114 รวมถึงยื่นแบบแสดงสภาพการจ้างประจำเดือนมกราคมแทนท่าน หากบริษัทของท่านใกล้ครบหรือมีลูกจ้างเกิน 10 คนแล้ว แนะนำให้ตรวจสุขภาพเอกสารการจ้างงานโดยเร็วที่สุด เพราะกำหนดเวลาของหน้าที่ทั้ง 4 ประการล้วนนับกันเป็น "วัน" ยิ่งจัดการให้ครบเร็วเท่าไร ต้นทุนยิ่งต่ำเท่านั้น

FAQ

บริษัทในไทยมีลูกจ้างครบ 10 คนแล้ว ต้องประกาศข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงานภายในกี่วัน?

ภายใน 15 วันนับแต่วันที่มีลูกจ้างรวมกันครบ 10 คน ต้องประกาศใช้ข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงานเป็นภาษาไทย เก็บสำเนาไว้ ณ สถานประกอบกิจการตลอดเวลา และปิดประกาศโดยเปิดเผย ณ สถานที่ทำงานของลูกจ้าง (จะเผยแพร่เพิ่มเติมด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ก็ได้) (มาตรา 108)

ทะเบียนลูกจ้างในประเทศไทยต้องบันทึกข้อมูลอะไรบ้าง?

อย่างน้อย 9 รายการ: ชื่อตัวและชื่อสกุล เพศ สัญชาติ วันเดือนปีเกิดหรืออายุ ที่อยู่ปัจจุบัน วันที่เริ่มจ้าง ตำแหน่งหรืองานในหน้าที่ อัตราค่าจ้างและประโยชน์ตอบแทนอย่างอื่นที่ตกลงจ่าย และวันสิ้นสุดของการจ้าง หากข้อมูลเปลี่ยนแปลงต้องแก้ไขให้แล้วเสร็จภายใน 15 วัน (มาตรา 113) ทะเบียนต้องจัดทำเป็นภาษาไทยภายใน 15 วันนับแต่วันเข้าทำงาน และพร้อมให้พนักงานตรวจแรงงานตรวจได้เสมอ (มาตรา 112)

สลิปเงินเดือนและทะเบียนลูกจ้างต้องเก็บไว้นานเท่าไร?

ทะเบียนลูกจ้างต้องเก็บไม่น้อยกว่า 2 ปีนับแต่วันสิ้นสุดของการจ้างลูกจ้างรายนั้น ส่วนเอกสารการจ่ายค่าจ้างต้องเก็บไม่น้อยกว่า 2 ปีนับแต่วันจ่ายเงิน หากมีการยื่นคำร้อง ข้อพิพาทแรงงาน หรือการฟ้องร้องคดีแรงงาน ต้องเก็บรักษาต่อไปจนกว่าจะมีคำสั่งหรือคำพิพากษาถึงที่สุด (มาตรา 115)

จ่ายเงินเดือนผ่านการโอนธนาคาร ยังต้องให้ลูกจ้างเซ็นสลิปเงินเดือนอีกหรือไม่?

หน้าที่ให้ลงลายมือชื่อใช้กับเอกสารการจ่ายเงินตามมาตรา 114 วรรคหนึ่ง เมื่อจ่ายโดยโอนเงินเข้าบัญชีเงินฝากของลูกจ้างในธนาคารพาณิชย์หรือสถาบันการเงินอื่น กฎหมายให้ถือว่าหลักฐานการโอนเงินเข้าบัญชีเป็นเอกสารการจ่ายเงินนั้น โดยทั่วไปจึงไม่ต้องให้ลงชื่อรับอีก แต่รายละเอียดตามกฎหมาย เช่น วันเวลาทำงานและผลงานรายหน่วย ยังคงต้องบันทึกไว้เช่นเดิม (มาตรา 114)

คู่มือที่เกี่ยวข้อง

• เลิกจ้างในไทยต้องจ่ายค่าชดเชยเท่าไร? (พร้อมตารางอัตราตามอายุงาน)
• ค่าจ้างขั้นต่ำ เวลาทำงาน และค่าล่วงเวลา ตามกฎหมายแรงงานไทย
• วันหยุดและวันลาของลูกจ้างตามกฎหมายไทย: ลาพักร้อน ลาป่วย ลากิจ ลาคลอด มีกี่วัน (พ.ร.บ.คุ้มครองแรงงาน)