คู่มือขึ้นทะเบียนนายจ้างประกันสังคมและการนำส่งเงินสมทบรายเดือนของลูกจ้างในไทย
1. ลูกจ้างประเภทใดที่ต้องเป็นผู้ประกันตน (มาตรา 33)
ลูกจ้างซึ่งมีอายุตั้งแต่ 15 ปีบริบูรณ์แต่ไม่เกิน 60 ปีบริบูรณ์ ล้วนเป็นผู้ประกันตนโดยบังคับ ลูกจ้างที่เป็นผู้ประกันตนอยู่แล้วเมื่อมีอายุครบ 60 ปีบริบูรณ์และยังเป็นลูกจ้างของนายจ้างซึ่งอยู่ภายใต้บังคับของพระราชบัญญัตินี้ ให้ถือว่าเป็นผู้ประกันตนต่อไป (มาตรา 33) ดังนั้นหน้าที่การเป็นผู้ประกันตนจึงถือตาม "การมีอยู่ของความสัมพันธ์การจ้างงาน" ไม่เกี่ยวกับว่าจะเป็นการทดลองงาน ชั่วคราว หรือพาร์ทไทม์
ในกรณีการเหมาค่าแรงหรือการจัดหาลูกจ้าง หากผู้ประกอบกิจการมอบหมายให้บุคคลอื่นควบคุมดูแลการทำงานและรับผิดชอบจ่ายค่าจ้าง โดยงานนั้นเป็นส่วนหนึ่งในกระบวนการผลิตหรือธุรกิจของตนและเครื่องมือสำคัญที่ใช้ทำงานนั้นผู้ประกอบกิจการเป็นผู้จัดหา ผู้ประกอบกิจการย่อมอยู่ในฐานะ "นายจ้าง" ซึ่งมีหน้าที่ต้องปฏิบัติตามพระราชบัญญัตินี้ (มาตรา 35) กรณีที่ผู้ประกันตนคนหนึ่งทำงานกับนายจ้างหลายราย นายจ้างทุกรายต้องปฏิบัติหน้าที่นำส่งเงินสมทบและยื่นแบบรายการแยกกันแต่ละราย (มาตรา 48)
2. การขึ้นทะเบียนนายจ้าง: ดำเนินการให้เสร็จภายใน 30 วัน (มาตรา 34 / มาตรา 36)
เมื่อนายจ้างมีลูกจ้างที่เป็นผู้ประกันตน นายจ้างต้องยื่นแบบรายการขึ้นทะเบียนนายจ้างและแบบรายการขึ้นทะเบียนผู้ประกันตนต่อสำนักงานภายใน 30 วันนับแต่วันที่ลูกจ้างนั้นเป็นผู้ประกันตน ตามแบบและวิธีการที่เลขาธิการประกาศกำหนด (มาตรา 34) จากนั้นสำนักงานจะออกหนังสือสำคัญแสดงการขึ้นทะเบียนประกันสังคมให้แก่นายจ้าง และออกบัตรประกันสังคมให้แก่ลูกจ้าง โดยแบบและหลักเกณฑ์เป็นไปตามที่กำหนดในกฎกระทรวง (มาตรา 36)
- ผู้ที่ต้องขึ้นทะเบียน: นายจ้างต้องขึ้นทะเบียนทั้งสำหรับตนเองและลูกจ้างผู้ประกันตนทุกคน (มาตรา 34)
- ระยะเวลา: ภายใน 30 วันนับแต่วันที่ลูกจ้างเป็นผู้ประกันตน (มาตรา 34)
- เอกสารหลักฐาน: เมื่อขึ้นทะเบียนแล้ว สำนักงานจะออกหนังสือสำคัญแสดงการขึ้นทะเบียนให้นายจ้างและบัตรประกันสังคมให้ลูกจ้าง (มาตรา 36)
3. การหักและนำส่งเงินสมทบรายเดือน (มาตรา 47 / มาตรา 46)
รัฐบาล นายจ้าง และผู้ประกันตนตามมาตรา 33 ร่วมกันออกเงินสมทบเข้ากองทุนทั้งสามฝ่าย โดยนายจ้างและผู้ประกันตนออกในอัตราเท่ากัน อัตราเงินสมทบกำหนดในกฎกระทรวงและต้องไม่เกินอัตราขั้นสูงตามบัญชีท้ายพระราชบัญญัตินี้ (มาตรา 46) ปัจจุบันนายจ้างและลูกจ้างออกเงินสมทบฝ่ายละ 5% ของค่าจ้าง ส่วนค่าจ้างขั้นต่ำและขั้นสูงที่ใช้เป็นฐานคำนวณก็กำหนดในกฎกระทรวงเช่นกัน จำนวนที่แน่นอนให้เป็นไปตามที่ทางการกำหนด (ทางเราช่วยยืนยันได้) ในการคำนวณ เศษของเงินสมทบตั้งแต่ 50 สตางค์ขึ้นไปให้นับเป็น 1 บาท ถ้าน้อยกว่านั้นให้ปัดทิ้ง (มาตรา 46)
นายจ้างต้องหักค่าจ้างของลูกจ้างตามจำนวนที่ต้องนำส่งเป็นเงินสมทบส่วนของลูกจ้างทุกครั้งที่จ่ายค่าจ้าง และให้ถือว่าลูกจ้างได้จ่ายเงินสมทบแล้วตั้งแต่วันถึงกำหนดจ่ายค่าจ้าง (มาตรา 47) จากนั้นต้องนำส่วนของลูกจ้างที่หักไว้พร้อมส่วนของนายจ้างส่งให้แก่สำนักงานภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดจากเดือนที่หักเงินสมทบ พร้อมทั้งยื่นแบบรายการแสดงการส่งเงินสมทบ (มาตรา 47) แม้นายจ้างจะไม่จ่ายค่าจ้างตามกำหนดเวลา ก็ให้ถือเสมือนว่ามีการจ่ายค่าจ้างแล้วและยังต้องนำส่งเงินสมทบตามปกติ (มาตรา 47) หากนำส่งเกินจำนวนที่ต้องชำระ สามารถยื่นคำร้องขอรับเงินส่วนเกินคืนได้ภายในหนึ่งปี หากพ้นกำหนดยังไม่มาขอรับ เงินนั้นให้ตกเป็นของกองทุน (มาตรา 47)
4. การแจ้งเปลี่ยนแปลงข้อมูล (มาตรา 44)
เมื่อข้อเท็จจริงเกี่ยวกับข้อความในแบบรายการที่ยื่นไว้ต่อสำนักงานเปลี่ยนแปลงไป นายจ้างต้องแจ้งเปลี่ยนแปลง แก้ไข หรือเพิ่มเติมรายการต่อสำนักงานภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดจากเดือนที่มีการเปลี่ยนแปลง ตามแบบและวิธีการที่เลขาธิการประกาศกำหนด (มาตรา 44) การเพิ่มหรือลดจำนวนพนักงาน การปรับค่าจ้าง ล้วนเป็นรายการเปลี่ยนแปลงที่ต้องแจ้ง
5. เงินเพิ่มกรณีนำส่งล่าช้า (มาตรา 49)
นายจ้างที่ไม่นำส่งเงินสมทบภายในกำหนดเวลาตามมาตรา 47 (รวมถึงนำส่งไม่ครบ) ต้องจ่ายเงินเพิ่มในอัตราร้อยละ 2 ต่อเดือนของจำนวนเงินสมทบที่ยังไม่ได้นำส่งหรือที่ยังขาดอยู่ นับแต่วันถัดจากวันที่ต้องนำส่งเงินสมทบ ทั้งนี้เงินเพิ่มที่คำนวณได้ต้องไม่เกินจำนวนเงินสมทบที่นายจ้างต้องจ่าย (มาตรา 49) หากนายจ้างมิได้หักค่าจ้างของลูกจ้างเพื่อส่งเป็นเงินสมทบ หรือหักไว้แล้วแต่ยังไม่ครบ นายจ้างต้องรับผิดชดใช้เงินสมทบส่วนของลูกจ้างเต็มจำนวนและต้องจ่ายเงินเพิ่มเช่นเดียวกัน โดยสิทธิที่ลูกจ้างพึงได้รับไม่ได้รับผลกระทบ (มาตรา 49)
6. การเก็บทะเบียนไว้ให้ตรวจสอบและบทกำหนดโทษ (มาตรา 84 / มาตรา 96 / มาตรา 97)
เพื่อประโยชน์ในการตรวจตราและควบคุมงานประกันสังคม นายจ้างต้องจัดให้มีทะเบียนผู้ประกันตนตามแบบที่เลขาธิการกำหนด และเก็บรักษาไว้ ณ สถานที่ทำงานของนายจ้างพร้อมให้พนักงานเจ้าหน้าที่ตรวจได้ตลอดเวลา (มาตรา 84) การฝ่าฝืนหน้าที่ขึ้นทะเบียนและการยื่นแบบรายการมีบทกำหนดโทษทางอาญา ดังนี้:
แจ้งล่าช้า / ไม่ขึ้นทะเบียน มาตรา 96
นายจ้างที่โดยเจตนาไม่ยื่นแบบรายการภายในกำหนดเวลาตามมาตรา 34 หรือไม่แจ้งขอเปลี่ยนแปลงรายการภายในกำหนดเวลาตามมาตรา 44 ต้องระวางโทษจำคุกไม่เกิน 6 เดือน หรือปรับไม่เกิน 20,000 บาท หรือทั้งจำทั้งปรับ (มาตรา 96)
แจ้งเท็จ / ไม่ยื่นแบบนำส่ง มาตรา 97
นายจ้างที่ยื่นแบบรายการตามมาตรา 34 หรือ 44 เป็นเท็จ หรือไม่ยื่นแบบรายการแสดงการส่งเงินสมทบภายในกำหนดเวลาตามมาตรา 47 ต้องระวางโทษจำคุกไม่เกิน 6 เดือน หรือปรับไม่เกิน 20,000 บาท หรือทั้งจำทั้งปรับ (มาตรา 97)
ฝ่าฝืนต่อเนื่อง มาตรา 96
หากการกระทำความผิดตามมาตรา 96 วรรคหนึ่งเป็นความผิดต่อเนื่อง ผู้กระทำต้องระวางโทษปรับอีกวันละไม่เกิน 5,000 บาทตลอดระยะเวลาที่ยังฝ่าฝืนหรือไม่ปฏิบัติตาม (มาตรา 96)
อัตราเงินสมทบ ค่าจ้างขั้นต่ำและขั้นสูงที่ใช้เป็นฐานคำนวณ ตลอดจนแบบและเอกสารในการขึ้นทะเบียนและนำส่งเงินสมทบ ให้เป็นไปตามกฎกระทรวงของสำนักงานประกันสังคมที่ใช้บังคับอยู่ในปัจจุบัน อนึ่ง ลูกจ้างที่ออกจากงานสามารถเป็นผู้ประกันตนต่อโดยสมัครใจตามมาตรา 39 ได้ ซึ่งกลไกแตกต่างจากลูกจ้างที่ยังทำงานอยู่ (มาตรา 46) ข้างต้นเป็นขั้นตอนโดยทั่วไป การขึ้นทะเบียนและการนำส่งรายเดือนของแต่ละรายต้องพิจารณาเป็นกรณีไป — ทางเรารับดำเนินการขึ้นทะเบียนนายจ้าง SSO และนำส่งรายเดือนแทนได้
FAQ
นายจ้างในไทยต้องขึ้นทะเบียนประกันสังคมภายในกี่วัน?
ภายใน 30 วันนับแต่วันที่ลูกจ้าง (อายุตั้งแต่ 15 ปีบริบูรณ์แต่ไม่เกิน 60 ปีบริบูรณ์) เป็นผู้ประกันตน นายจ้างต้องยื่นแบบรายการขึ้นทะเบียนนายจ้างและขึ้นทะเบียนผู้ประกันตนต่อสำนักงานประกันสังคม (มาตรา 34) จากนั้นสำนักงานจะออกหนังสือสำคัญแสดงการขึ้นทะเบียนให้นายจ้างและออกบัตรประกันสังคมให้ลูกจ้าง (มาตรา 36)
เงินสมทบประกันสังคมรายเดือนต้องนำส่งอย่างไรและเมื่อใด?
นายจ้างต้องหักส่วนของลูกจ้างทุกครั้งที่จ่ายค่าจ้าง แล้วนำส่งพร้อมส่วนของนายจ้างต่อสำนักงานภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดจากเดือนที่หัก พร้อมยื่นแบบรายการแสดงการส่งเงินสมทบ (มาตรา 47) จำนวนที่หักคำนวณตามอัตราที่กำหนดในมาตรา 46 ปัจจุบันนายจ้างและลูกจ้างออกฝ่ายละ 5% ของค่าจ้าง ส่วนค่าจ้างขั้นต่ำและขั้นสูงที่ใช้เป็นฐานกำหนดในกฎกระทรวง จำนวนที่แน่นอนให้เป็นไปตามที่ทางการกำหนด
หากนำส่งล่าช้าหรือไม่ขึ้นทะเบียนจะมีผลอย่างไร?
กรณีไม่นำส่งภายในกำหนดตามมาตรา 47 หรือนำส่งไม่ครบ ต้องจ่ายเงินเพิ่มร้อยละ 2 ต่อเดือนของยอดที่ค้าง นับแต่วันถัดจากวันที่ต้องนำส่ง โดยรวมไม่เกินจำนวนเงินสมทบที่ต้องจ่าย (มาตรา 49) หากโดยเจตนาไม่ขึ้นทะเบียนภายในกำหนดตามมาตรา 34 หรือไม่แจ้งเปลี่ยนแปลงตามมาตรา 44 อาจต้องระวางโทษจำคุกไม่เกิน 6 เดือน หรือปรับไม่เกิน 20,000 บาท (มาตรา 96) ส่วนการแจ้งเท็จหรือไม่ยื่นแบบนำส่งเงินสมทบก็มีโทษเช่นเดียวกัน (มาตรา 97)
เมื่อข้อมูลบริษัทหรือพนักงานเปลี่ยนแปลง ต้องแจ้งประกันสังคมหรือไม่?
ต้องแจ้ง เมื่อข้อความในแบบรายการที่ยื่นไว้มีการเปลี่ยนแปลง (เช่น เพิ่มหรือลดพนักงาน ปรับค่าจ้าง) นายจ้างต้องแจ้งเปลี่ยนแปลง แก้ไข หรือเพิ่มเติมต่อสำนักงานภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดจากเดือนที่มีการเปลี่ยนแปลง (มาตรา 44) มิฉะนั้นอาจเข้าข่ายบทกำหนดโทษตามมาตรา 96 และ 97